총무 업무 분류(7가지)

총무 업무 7가지 대분류

총무 업무는 자산관리, 보안/통제, 계약관리, 복리후생, 의전/행사, 업무지원, 기타 총 7가지 대분류로 구분할 수 있습니다.

총무 업무

자산관리

기업의 유형자산, 무형자산에 대한 라이프 사이클을 관리 하는관리하는 것입니다. 자산의 취득 및 등록부터 자산 실사를 통한 유휴 자산과 불용자산 파악 후 매각/폐기까지 관리하는 것이 자산을 관리하는 것을 자산관리라고 말합니다.

 

 

총무성 자산 vs 회계 자산의 차이

기업마다 그 기준은 다르겠지만 일반적으로 회계에서 자산은 사용 연한과 금액에 대한 기준이 있으며, 그 기준에 따라 회계장부상 자산으로 분류를 해둡니다. 반면, 총무성 자산은 금액 보다는 사용 목적이나 기간을 더욱 중요하게 생각합니다. 예를 들어 총무팀에서 13만 원짜리 의자 한 개를 구매했다고 가정을 하면, 회계에서는 자산으로 잡을 수도 있지만 소액으로 소모품비 계정과목을 써서 비용으로 떨어낼 수도 있습니다. 이런 경우, 당연히 회계 장부상 자산으로 분류되어 있지 않더라도 총무에서 관리하는 자산 대장에는 자산으로 정리해둬야 하므로 회계와 총무에서 각각 관리하는 자산 대장이 불일치하게 되는 경우도 발생합니다.

 

 

자산의 취득과 등록

1. 자산은 현업부서에서 필요 시 구매 요청

2. 유휴자산 혹은 대체가능 여부를 확인 및 검토

3. 필요시 구매 진행

4. 수령 및 잔금 결제시 자산 등록

 

자산의 취득 및 등록은 위와 같은 단계로 진행됩니다. 현업부서에서 필요한 물품 구매 요청을 하면 기존 자산 중 유휴자산이 있는지 확인하고, 다른 자산으로 대체 가능 여부를 확인하여 필요한 경우 구매 진행을 하는 절차입니다. 

 

 

재물조사 순서와 자산의 변동

1. 재물조사 계획 수립

2. 각 부서에 협조 요청

3. 부서별 자산 리스트 확인 후 취합

4. 장부상 목록 및 자산 실사

5. 유휴자산 및 미등록자산 구분

6. 조사결과 보고

7. 미등록자산 라벨 제작 후 각 부서로 배부 및 부착

8. 유휴자산 폐기/매각 등 처분 진행

 

재물조사는 1년에 1회 실시합니다. 회계장부상 자산 리스트와 실물 자산 리스트를 대조하는 작업이며, 총무성 자산 대장에 있는 리스트도 함께 확인해야 합니다. 재물조사 실시 전 계획을 수립하고 각 부서에 협조를 요청하여 부서별로 관리하고 있는 자산 목록을 미리 한번 확인할 수 있습니다. 그 후 취합된 자료와 장부상 자산 목록을 확인하여 실사를 진행하며, 유휴자산 및 미등록 자산을 파악 후 조사 결과를 보고합니다. 미등록자 산은 자산번호/바코드 등이 인쇄한 라벨을 각 부서로 배부하여 부착할 수 있도록 합니다. 유휴자산은 폐기/매각 등 처분을 할 때는 처분 전 전결규정에 따라 사전 품의 후 진행합니다.

 

자산관리 솔루션을 활용하는 경우도 있는데, 이런 경우 자산 등록 후 이력을 관리하기에 용이하고 어느 위치에 어떤 자산들이 있는지 파악하기가 수월한 것이 있습니다.

 

 

오늘도 긴 글 읽어주셔서 감사합니다.

총무에 관한 인사이트가 필요하신 분들은 아래 링크를 참고하여 주시기 바랍니다.

 

* 인스타그램

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* GoldenF의 총무 포럼

https://www.goldenf.site/